1. Who we are1. Хто ми
The conference is organised by the Ukrainian Medical Academy, 12, Sagaidachnogo str., Kyiv, 04070, Ukraine (“we”, “us”), which decides how conference data is used and is the data controller. VIRDU LTD, 71–75 Shelton Street, London WC2H 9JQ, United Kingdom, acts as technical organiser and handles contracts, invoicing and the technical side of the event on our behalf.
Конференцію організовує Українська медична академія, вул. Сагайдачного, 12, Київ, 04070, Україна (“ми”), яка визначає, як використовуються дані конференції, і є володільцем персональних даних. VIRDU LTD, 71–75 Shelton Street, London WC2H 9JQ, Велика Британія, діє як технічний організатор і від нашого імені займається договорами, рахунками та технічною частиною заходу.
For any privacy question or request, write to info@medac.in.ua.
З будь-яких питань чи запитів щодо конфіденційності пишіть на info@medac.in.ua.
2. What we collect and why2. Що ми збираємо і навіщо
Visiting the websiteВідвідування сайту
- Country from your IP address. When you open the registration section, our server reads the country that our host, Vercel, derives from your IP address, together with your browser’s time zone and language, to pre-select the right registration fee. Nothing of this is logged or stored by us.
- Visitor statistics. We use Vercel Web Analytics to count page views. It does not use cookies, does not build a profile of you and reports only aggregated figures (pages, referring sites, country, device type). Personal links sent to faculty have their query strings removed before anything is counted.
- Detailed analytics, only if you agree. When you first visit, a banner asks whether we may use analytics cookies. Only if you accept do we use PostHog to record how you use the site: the pages you open and for how long, how far you scroll, what you click, which program talks you read, your progress through registration (without anything you type into the registration form), and recordings of your visit in which everything typed into fields is hidden. PostHog also derives your approximate location from your IP address and notes your device, browser and the link or campaign that brought you here. If you open the site from one of our e-mails, the link carries a random subscriber number (never your e-mail address), so we can connect your visits with your newsletter subscription. We use this to improve the site and to send you information that matches your interests. If you decline, none of this is collected. You can change your choice at any time with “Cookie settings” at the bottom of every page.
- Settings in your browser. Your chosen language and country, and your answer to the cookie banner, are saved in your browser’s local storage so the site remembers them. They never leave your device and you can clear them at any time in your browser settings.
- Країна за IP-адресою. Коли ви відкриваєте розділ реєстрації, наш сервер зчитує країну, яку наш хостинг-провайдер Vercel визначає за вашою IP-адресою, а також часовий пояс і мову браузера, щоб попередньо обрати відповідний реєстраційний внесок. Ми нічого з цього не записуємо і не зберігаємо.
- Статистика відвідувань. Для підрахунку переглядів сторінок ми використовуємо Vercel Web Analytics. Цей сервіс не використовує файли cookie, не створює вашого профілю та показує лише узагальнені дані (сторінки, сайти-джерела переходів, країна, тип пристрою). З персональних посилань для лекторів параметри запиту видаляються ще до підрахунку.
- Детальна аналітика, лише за вашою згодою. Під час першого відвідування банер запитує, чи можемо ми використовувати аналітичні cookie. Лише якщо ви погоджуєтеся, ми за допомогою PostHog фіксуємо, як ви користуєтеся сайтом: які сторінки відкриваєте і як довго їх переглядаєте, наскільки гортаєте сторінку, що натискаєте, які доповіді програми читаєте, як просуваєтеся в реєстрації (без того, що ви вводите в реєстраційну форму), а також записи відвідування, у яких усе введене в поля приховано. PostHog також визначає ваше приблизне місцезнаходження за IP-адресою та фіксує пристрій, браузер і посилання чи кампанію, з якої ви прийшли. Якщо ви відкриваєте сайт з нашого листа, посилання містить випадковий номер підписника (ніколи не вашу адресу електронної пошти), щоб ми могли пов’язати ваші відвідування з підпискою на розсилку. Ми використовуємо це, щоб покращувати сайт і надсилати вам інформацію відповідно до ваших інтересів. Якщо ви відмовляєтеся, нічого з цього не збирається. Змінити свій вибір можна будь-коли за посиланням «Налаштування cookie» внизу кожної сторінки.
- Налаштування у браузері. Обрані мова та країна, а також ваша відповідь на банер про cookie зберігаються в локальному сховищі вашого браузера, щоб сайт їх пам’ятав. Вони не залишають вашого пристрою, і ви можете будь-коли видалити їх у налаштуваннях браузера.
Registering as a participantРеєстрація учасника
Registration and payment run on the CONFY platform (confy.cc), which opens in a window on our page. We receive the details you enter there, typically your name, e-mail address, country, profession or specialty and place of work, and the fact and amount of your payment. Card details are handled by the payment provider and never reach us. We use these details to:
Реєстрація та оплата відбуваються на платформі CONFY (confy.cc), яка відкривається у вікні на нашій сторінці. Ми отримуємо дані, які ви там вводите: зазвичай ім’я, адресу електронної пошти, країну, фах або спеціальність і місце роботи, а також інформацію про факт і суму оплати. Дані платіжної картки обробляє платіжний провайдер, і вони до нас не потрапляють. Ці дані ми використовуємо, щоб:
- give you access to the live stream, chat and recordings, and send you conference information;
- record your attendance, collect the feedback form and issue your certificate and EACCME® CME credits;
- for participants from Ukraine, issue the БПР certificate and report your participation as the Ministry of Health’s continuing professional development rules require;
- issue invoices and keep accounting records.
- надати вам доступ до трансляції, чату та відеозаписів і надсилати інформацію про конференцію;
- фіксувати вашу участь, збирати форму зворотного зв’язку та видавати сертифікат і кредити CME EACCME®;
- для учасників з України – видати сертифікат БПР і звітувати про вашу участь відповідно до правил безперервного професійного розвитку МОЗ України;
- виставляти рахунки та вести бухгалтерський облік.
Questions you post in the live chat may be read out to the speakers and may appear in the recording, together with the name you chat under.
Запитання, які ви ставите в чаті трансляції, можуть бути зачитані спікерам і потрапити у відеозапис разом з ім’ям, під яким ви пишете в чаті.
Taking part as facultyУчасть як лектор
- Conflict-of-interest declaration (/coi): your name, affiliation, e-mail, session, role, disclosures, any fee or honorarium and your signature. The site turns them into a PDF for you and e-mails a copy to the organisers; the website itself does not store them. EACCME® requires us to keep the declaration with the accreditation file, and disclosures are shown to participants.
- Presentation upload (/presentations): your name, e-mail, session, notes and files. Files are kept in private cloud storage, used for the Scientific Committee’s review and as a backup during the event.
- Programme listing: your name, photograph, title, affiliation and talk are published on the website.
- Декларація про конфлікт інтересів (/coi): ваші ім’я, місце роботи, e-mail, сесія, роль, розкриття інформації, гонорар чи компенсація (якщо є) та підпис. Сайт формує з них PDF для вас і надсилає копію організаторам; сам сайт їх не зберігає. EACCME® вимагає зберігати декларацію в акредитаційній справі, а розкриття інформації показують учасникам.
- Завантаження презентації (/presentations): ваші ім’я, e-mail, сесія, примітки та файли. Файли зберігаються в закритому хмарному сховищі й використовуються для перегляду науковим комітетом і як резервна копія під час заходу.
- Програма конференції: ваші ім’я, фото, посада, місце роботи та тема доповіді публікуються на сайті.
Contacting usЗвернення до нас
If you write or call us, we use your message and contact details to answer you.
Якщо ви пишете або телефонуєте нам, ми використовуємо ваше повідомлення та контактні дані, щоб вам відповісти.
3. Legal basis3. Правові підстави
We process registration and faculty data to perform our agreement with you; attendance, accreditation and accounting records to meet our legal and accreditation obligations; website statistics and the country lookup on the basis of our legitimate interest in running the website and offering the right fee; detailed analytics only with your consent through the cookie banner; and anything else only with your consent, which you can withdraw at any time. We follow the Law of Ukraine “On Personal Data Protection” and, for participants in the European Union and the United Kingdom, the GDPR and UK GDPR.
Ми обробляємо реєстраційні дані та дані лекторів для виконання домовленості з вами; дані про участь, акредитацію та бухгалтерські записи – для виконання юридичних і акредитаційних вимог; статистику сайту та визначення країни – на підставі нашого законного інтересу в роботі сайту та пропонуванні правильного внеску; детальну аналітику – лише за вашою згодою, наданою через банер про cookie; усе інше – лише за вашою згодою, яку ви можете будь-коли відкликати. Ми дотримуємося Закону України «Про захист персональних даних», а щодо учасників з Європейського Союзу та Великої Британії – GDPR і UK GDPR.
4. Who else handles your data4. Хто ще обробляє ваші дані
We do not sell your data or share it for advertising. It is handled only by the services we need to run the conference, each bound to use it only on our instructions:
Ми не продаємо ваші дані й не передаємо їх для реклами. Їх обробляють лише сервіси, потрібні для проведення конференції, і кожен з них має право використовувати дані тільки за нашими вказівками:
- VIRDU LTD (UK) – technical organiser;
- CONFY – registration, payments and participant communication;
- Vercel (USA) – website hosting, visitor statistics and storage of uploaded presentations;
- PostHog (USA, with data stored in the EU) – detailed website analytics, only for visitors who accept analytics cookies;
- Resend (USA) – delivery of form submissions to the organisers by e-mail;
- Zoom (USA) – live sessions for speakers and moderators;
- Google Fonts and Amazon Web Services – fonts and images on the website, which receive your IP address when your browser loads them;
- EACCME® and, for Ukrainian participants, the Ministry of Health of Ukraine’s CPD system – attendance and evaluation data as their rules require.
- VIRDU LTD (Велика Британія) – технічний організатор;
- CONFY – реєстрація, оплати та листування з учасниками;
- Vercel (США) – хостинг сайту, статистика відвідувань і зберігання завантажених презентацій;
- PostHog (США, дані зберігаються в ЄС) – детальна аналітика сайту, лише для відвідувачів, які погодилися на аналітичні cookie;
- Resend (США) – доставка заповнених форм організаторам електронною поштою;
- Zoom (США) – сесії в прямому ефірі для спікерів і модераторів;
- Google Fonts та Amazon Web Services – шрифти та зображення на сайті; вони отримують вашу IP-адресу, коли браузер їх завантажує;
- EACCME® та, для учасників з України, система БПР Міністерства охорони здоров’я України – дані про участь і оцінювання відповідно до їхніх правил.
Some of these providers are outside Ukraine, the EU and the UK. Where data is transferred abroad, it is protected by the providers’ standard contractual clauses or equivalent safeguards.
Деякі з цих провайдерів розташовані за межами України, ЄС і Великої Британії. У разі передачі даних за кордон їх захищають стандартні договірні умови провайдерів або рівноцінні гарантії.
5. How long we keep it5. Як довго ми зберігаємо дані
- Registration, attendance and certificate records, and faculty conflict-of-interest declarations: for as long as EACCME® and the Ukrainian CPD rules require, so that credits can be verified.
- Accounting records: for the period set by tax law.
- Uploaded presentations: deleted after the conference, once recordings are published.
- Detailed analytics: up to 12 months; recordings of visits: up to 30 days. Withdrawing consent stops collection at once.
- Correspondence: as long as needed to deal with your request.
- Реєстраційні записи, дані про участь і сертифікати, а також декларації лекторів про конфлікт інтересів – стільки, скільки вимагають правила EACCME® і БПР в Україні, щоб кредити можна було перевірити.
- Бухгалтерські документи – протягом строку, встановленого податковим законодавством.
- Завантажені презентації – видаляються після конференції, щойно будуть опубліковані відеозаписи.
- Детальна аналітика – до 12 місяців; записи відвідувань – до 30 днів. Після відкликання згоди збір припиняється одразу.
- Листування – стільки, скільки потрібно для розгляду вашого звернення.
6. Your rights6. Ваші права
You can ask us to show you the data we hold about you, correct it, delete it, restrict or object to its use, or send it to you in a portable format, and you can withdraw any consent you have given. Some records, such as those needed for CME credits or accounting, we may have to keep even if you ask us to delete them; we will tell you if so. Write to info@medac.in.ua and we will reply within one month.
Ви можете попросити нас показати дані, які ми про вас зберігаємо, виправити чи видалити їх, обмежити їх використання або заперечити проти нього, передати їх вам у зручному форматі, а також відкликати надану згоду. Деякі записи, наприклад потрібні для кредитів CME чи бухгалтерського обліку, ми можемо бути зобов’язані зберігати навіть після вашого запиту на видалення; у такому разі ми вам про це повідомимо. Пишіть на info@medac.in.ua, і ми відповімо протягом місяця.
If you are unhappy with how we handle your data, you may also complain to the Ukrainian Parliament Commissioner for Human Rights, or to the data protection authority of the country where you live.
Якщо вас не влаштовує, як ми обробляємо ваші дані, ви також можете звернутися до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до органу із захисту даних країни, де ви проживаєте.
7. Security7. Безпека
The website is served only over encrypted connections, uploaded files are stored privately and can be opened only through signed links sent to the organisers, and access to participant data is limited to the people who run the conference.
Сайт працює лише через зашифровані з’єднання, завантажені файли зберігаються закрито й відкриваються лише за підписаними посиланнями, надісланими організаторам, а доступ до даних учасників мають лише ті, хто проводить конференцію.
8. Changes to this policy8. Зміни до політики
We may update this policy, for example when we add a new service. The date at the top shows the latest version; significant changes will be announced to registered participants by e-mail.
Ми можемо оновлювати цю політику, наприклад коли додаємо новий сервіс. Дата вгорі показує актуальну версію; про суттєві зміни зареєстровані учасники дізнаються електронною поштою.